Cos'è il Check-in Online (Web Check-in)?
Il Check-in Online (o Self Check-in) è un servizio che permette agli ospiti di fornire i propri dati anagrafici e i documenti d'identità tramite smartphone o computer prima di arrivare fisicamente in struttura.
Simile a quanto avviene per i voli aerei da anni, questa tecnologia è diventata indispensabile per gli hotel dopo la pandemia, ma i suoi vantaggi vanno ben oltre l'igiene e il distanziamento.
Vantaggi per la Struttura e per l'Ospite
Per l'Ospite:
- Niente code: Nessuno vuole aspettare 15 minuti alla reception dopo un lungo viaggio solo per dare il passaporto.
- Comodità: Possono compilare i dati dal divano di casa o dal taxi.
- Privacy: Meno interazione burocratica, più accoglienza umana.
Per l'Albergatore:
- Dati più accurati: Gli ospiti scrivono i propri dati (niente più errori di trascrizione di nomi stranieri!).
- Automazione Questura: I dati raccolti possono essere inviati automaticamente al portale Alloggiati Web (se il PMS lo supporta, come Lodge Easy).
- Upselling: Durante il check-in online, è il momento perfetto per proporre l'upgrade della camera, la colazione o un transfer.
Come Funziona il Processo?
- Invito: Il PMS invia automaticamente un'email o un SMS/WhatsApp all'ospite qualche giorno prima dell'arrivo con un link sicuro.
- Compilazione: L'ospite apre il link, inserisce i dati anagrafici di tutti gli occupanti e scatta una foto ai documenti d'identità.
- Firma e Pagamento: L'ospite può firmare digitalmente la privacy policy e, se necessario, pagare il soggiorno o la tassa di soggiorno.
- Arrivo: In struttura, l'ospite mostra solo il documento per una rapida verifica visiva e riceve la chiave. Tempo totale: 30 secondi.
Sicurezza e Validità Legale
In Italia, l'identificazione dell'ospite è obbligatoria per legge (TULPS). Il Check-in Online facilita la raccolta dati, ma ricorda che il gestore è comunque tenuto a verificare l'identità dell'ospite al suo arrivo (o tramite sistemi di self-check-in automatizzati con verifica biometrica per le strutture senza presidio).
I dati raccolti tramite piattaforme sicure come Lodge Easy sono crittografati e conformi al GDPR, garantendo la massima sicurezza per te e i tuoi ospiti.