Come Inviare i Dati degli Ospiti alla Questura: Guida Passo-Passo

Introduzione

Se hai un hotel, un B&B, una casa vacanze o qualsiasi altra struttura ricettiva in Italia, devi comunicare i dati dei tuoi ospiti alla Questura. È la legge (articolo 109 del TULPS) e non ci sono eccezioni.

Questa guida ti spiega esattamente come fare: la procedura manuale, la procedura automatica (quella che ti consigliamo), e tutto quello che devi sapere per evitare sanzioni.

Quali Dati Devi Inviare

Per ogni ospite, devi comunicare:

• Nome e cognome
• Data e luogo di nascita
• Cittadinanza
• Tipo di documento (carta d’identità, passaporto, permesso di soggiorno, ecc.)
• Numero del documento
• Data di rilascio e autorità che lo ha emesso
• Data di arrivo nella struttura
• Durata prevista del soggiorno

Anche i minori devono essere censiti e collegati al capofamiglia o al capogruppo.

Entro Quando Devi Inviare i Dati

La tempestività è fondamentale:

• Soggiorni superiori a 24 ore: invio entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite
• Soggiorni inferiori a 24 ore: invio immediato all’arrivo

Non ci sono tolleranze. Un’ora di ritardo è già un’infrazione.

Metodo 1: Inviare i Dati Manualmente tramite il Portale Alloggiati Web

Questa è la procedura per chi non usa un software gestionale integrato:

Passo 1: Ottieni le credenziali

Richiedi l’accesso al Portale Alloggiati Web alla Questura competente per il tuo territorio. Riceverai username e password. Le credenziali scadono periodicamente e vanno rinnovate.

Passo 2: Accedi al portale

Vai sul sito della Polizia di Stato e accedi con le tue credenziali. Il portale è spesso lento, specialmente in alta stagione.

Passo 3: Inserisci i dati dell’ospite

Per ogni ospite, compila manualmente tutti i campi richiesti: nome, cognome, data di nascita, cittadinanza, tipo e numero di documento, data di arrivo e durata del soggiorno.

Passo 4: Invia la comunicazione

Clicca su “Invia” e attendi la conferma. Se ci sono errori nei dati, il portale ti avvisa e devi correggere e reinviare.

Passo 5: Scarica e conserva la ricevuta

Dopo l’invio, scarica la ricevuta digitale (file PDF o txt con firma digitale). Devi conservarla per 5 anni — è l’unica prova che hai adempiuto all’obbligo.

Problemi del metodo manuale:

• Tempo: 10-15 minuti per un gruppo di 4 persone
• Errori: basta un carattere sbagliato per invalidare la comunicazione
• Dimenticanze: nel caos della reception è facile scordarsi
• Credenziali: se sono scadute, non puoi inviare finché non le rinnovi

Metodo 2: Inviare i Dati Automaticamente con Lodge Easy (Consigliato)

Se usi un software gestionale come Lodge Easy, l’intero processo è completamente automatico:

Come funziona:

1. Raccolta dati: Al check-in, scansioni il documento dell’ospite (o l’ospite compila i dati tramite check-in online prima dell’arrivo). Il software estrae automaticamente tutti i dati tramite OCR.

2. Validazione: Lodge Easy verifica la correttezza dei dati prima dell’invio. Se manca qualcosa (es. data di scadenza del documento), ti avvisa.

3. Invio automatico: Ogni notte, il sistema trasmette tutte le comunicazioni accumulate al Portale Alloggiati Web della Questura. Se il portale è in manutenzione, il sistema ritenta finché non va a buon fine.

4. Archiviazione: Le ricevute digitali vengono scaricate e conservate automaticamente nel cloud per 5 anni, accessibili in qualsiasi momento.

Vantaggi:

• Zero minuti di lavoro manuale
• Zero errori di trascrizione
• Zero dimenticanze — il sistema non dorme mai
• Zero preoccupazioni per le credenziali scadute — Lodge Easy gestisce la connessione

Cosa Fare se un Ospite Si Rifiuta di Dare i Documenti

La legge è chiara: non puoi ospitare persone non identificate. Se un ospite si rifiuta di fornire il documento, non puoi farlo soggiornare nella tua struttura. È illegale e la responsabilità ricade sul titolare della licenza.

Sanzioni per Mancato Invio

Le conseguenze del mancato invio dei dati sono penali:

• Arresto fino a 3 mesi, oppure
• Ammenda fino a 206 euro

Non è una multa amministrativa. È un reato penale che rimane nella fedina penale. Non vale la pena rischiare quando l’automazione costa pochi euro al mese.

Domande Frequenti

Posso usare un file Excel per caricare i dati?

Il portale accetta file di testo in formato specifico. Generare questo file a mano è complesso. Lodge Easy lo genera automaticamente nel formato corretto.

Cosa succede se il Portale Alloggiati è giù?

Se il portale è in manutenzione, la legge prevede l’invio via PEC alla Questura. Con Lodge Easy, il sistema accoda le comunicazioni e ripete automaticamente l’invio.

Devo inviare i dati anche per i bambini?

Sì, i minori vanno censiti come gli adulti e collegati al genitore o al capogruppo.

Per quanto tempo devo conservare le ricevute?

5 anni dalla data della comunicazione. Con Lodge Easy, le ricevute vengono archiviate automaticamente nel cloud.

Conclusione

Inviare i dati degli ospiti alla Questura è un obbligo non negoziabile. Ma non deve essere un incubo. La tecnologia ha reso questo processo completamente invisibile: con un software come Lodge Easy, i dati vengono trasmessi automaticamente ogni notte, le ricevute vengono archiviate per 5 anni e tu puoi concentrarti su ciò che conta — l’ospitalità.

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